Organizacja czasu – Sposoby, jak zorganizować czas w czasie dnia

Dwoisz się i troisz, a dalej nie możesz wywiązać się ze wszystkich swoich zadań? A może uważasz, że doba jest zdecydowanie za krótka i by zdążyć ze wszystkim na czas musisz zrezygnować z rozrywki, odpoczynku, a niekiedy nawet i snu?  Nie jesteś wyjątkiem. Okazuje się, że z podobnym problemem boryka się co trzeci Polak. Jest jednak kilka sposobów, które pomogą Ci w umiejętny sposób dysponować swoim czasem, tak byś nie tylko wyczyścił listę obowiązków, ale też miał chwilę wytchnienia.

Dobra organizacja czasu jest sztuką. Jednemu przychodzi to łatwiej innemu trudniej, a wszystko z powodu znaczących różnic: naszego charakteru, silnej woli, pracy, jaką wykonujemy na co dzień  oraz samodyscypliny.  Nie oznacza to jednak, że nie można w pełni uporządkować swojego dnia, pracy i życia.  Zacznijmy od najczęściej popełnianych błędów, które utrudniają nam dobrą organizację czasu.

Najczęściej popełniane błędy w organizacji czasu

1. Złe nastawienie

Nie bez powodu mawia się, że kluczem do sukcesu jest nasze nastawienie. Jeśli zaczniesz swój dzień z myślą “znowu się nie wyrobię”, zapewne tak będzie. Nie twórz ograniczeń w swojej głowie, a dzięki temu będziesz miał większą motywację do pokonywania swoich słabości!  Ważne jest, by ciągle iść do przodu, a nie zrezygnowaniem stać w miejscu.

• Tempo

Być może bierzesz na swoje barki zbyt wiele. Często obserwujemy innych z naszego otoczenia i gdy widzimy jak ktoś świetnie sobie radzi z własnymi sprawami, chcemy być tacy jak on. To dobrze stawiać sobie za wzór osoby, od których możemy się czegoś nauczyć. Ale… każdy jest inny. Dostosuj tempo do siebie. Nie złapiesz wszystkich srok za ogon.

• Elementy rozpraszające

Telefon od przyjaciela, dobry film w telewizji czy też propozycja wspólnego wyjścia na miasto ze znajomymi  – to naprawdę świetny sposób spędzania czasu, ale może być też jego złodziejem. W momencie, gdy Twoje obowiązki się mnożą, wiszenie na telefonie z bratnią duszą to ostatnie czego Ci w tej chwili potrzeba. 

Lepiej, jeśli te przyjemności odłożysz na później i zajmiesz się w pierwszej kolejności obowiązkami. Dlaczego? Bo tylko wtedy w pełni będziesz cieszyć się z czasu wolnego, a nie siedząc w kinie myśleć o tym jak jeszcze masz dużo pracy. Takie konkretne podejście naprawdę się opłaca, dlatego przypatrz się teraz kilku pomocnym wskazówkom, dzięki którym ułożysz dobry plan pracy i znajdziesz czas na przyjemności.

Przepis na organizację czasu

To czy trzymasz się ściśle przepisu kulinarnego, czy wykonujesz polecenia “na pół gwizdka” sprawi jakie ciasto upieczesz. Może wyjść idealne i z dumą zaprezentujesz je na gościnnym stole, albo wyjmiesz z piekarnika zakalec nadający się tylko do kosza. Tak samo jest z przepisem na organizację czasu. Postaraj się ściśle go trzymać, a gwarantuję, że osiągniesz upragniony cel.

Lista zadań

Jest to pierwsza rzecz, jaką powinieneś zrobić. Twoje planowanie powinno zaczynać się właśnie tutaj. Dzięki temu nie umkną Ci żadne obowiązki.Po zrealizowaniu wykreślaj zakończone zadania. Zauważysz z satysfakcją, jak Twoja lista robi się coraz mniejsza i będziesz nie tylko z siebie zadowolony, ale da Ci to też motywację do dalszego działania.

Listę możesz stworzyć na kartce, w zeszycie czy w telefonie, by mieć ją zawsze przy sobie. Otwórz kalendarz i zastanów się, jakie sprawy do zrobienia przewidujesz na ten tydzień. Dzień po dniu wypisz każde, nawet najmniejsze zadanie. Ważne jest także, byś listy nie tworzył w pośpiechu, czy w ciągu kilku minut. Dobra organizacja nie polega na napisaniu paru punktów na kolanie. Zastanów się na spokojnie (być może wieczorem, gdy łatwiej jest się skupić) i ustal plan swojego dnia.

Ustal priorytety!

To, co jest najważniejsze do zrobienia, powinno znajdować się na samym szczycie Twojej listy. Dzięki temu ciężar odpowiedzialności bardzo szybko zniknie z Twoich barków, a reszta rzeczy nie będzie przytłaczająca do wykonania.

“Zrobię to później”

Jeśli zależy Ci, by Twoje planowanie miało sens, nigdy, ale to absolutnie nigdy nie zostawiaj wykonania zadania na ostatnią chwilę. Odkładanie czegoś na kilka godzin później, może zamienić się w dni, a nawet tydzień nim się zorientujesz, jaki popełniłeś błąd. Ponadto staraj się zrobić najpierw najmniej przyjemne rzeczy. Oczywiście nadrzędna panująca tu zasada to hierarchia ważności.

Liczne przypomnienia

Nie jesteś w stanie zapamiętać niektórych obowiązków, mimo że masz wypisaną listę zadań? Cóż, to możliwe, gdy mówimy o obowiązkach, które musisz powtarzać raz w miesiącu jak na przykład opłacenie rachunków czy faktur. Pomocny tu będzie kalendarz w telefonie. Ustaw stałe przypomnienie, a będziesz mieć pewność, że o nim nie zapomnisz.

Bądź elastyczny

Mimo dobrego planu w ciągu dnia mogą wydarzyć się rzeczy nieprzewidziane. Co wtedy zrobić? Zaktualizuj swoją listę zgodnie z nowymi potrzebami i priorytetami. Życie jest nieprzewidywalne i na to nic nie poradzimy. Zaakceptuj następujące zmiany i dalej dąż do realizacji swoich celów. Jeśli masz plan przygotowany na cały tydzień, bardzo łatwo przełożysz niektóre sprawy tak, by pasowały do Twojej obecnej sytuacji.

Od początku do końca

Nie rób kilku rzeczy naraz. Sprawi to tylko, że rozpoczniesz kilka spraw i żadnej nie dokończysz, pozostawiając za sobą zamęt i chaos. By tego uniknąć, doprowadź sprawę od początku do końca. Sumienność jest nieodłącznym elementem dobrego planu. Dzięki niej nie będziesz musiał poprawiać już zakończonych czynności.

Odpoczywaj i nie zamartwiaj się

Bez względu na to ile masz czasu i obowiązków, zawsze znajdź czas na odpoczynek. Nie ważne czy to kilka minut, czy 2 godziny – ten czas i chwila należą do Ciebie. Potrzebujesz odetchnąć, by działać efektywnie, i to Ty musisz o to zadbać. Być może przyda Ci się relaks w domu, albo chwila, by rano pobiegać i się odprężyć. Dostosuj ten wolny czas do siebie i swoich upodobań. A co jeśli nie wywiążesz się ze swoich wszystkich obowiązków? Nie panikuj. Jeśli nie udało Ci się dopiąć na ostatni guzik, tylko kilku rzeczy, a nie całej listy, z pewnością szybko je nadrobisz.

Samoanaliza

Gdy wprowadzisz te kilka porad i sposobów w życie, po pewnym czasie zadaj sobie pytania samo-analizujące. Oto kilka z nich:

• Czy zapisuję wszystko skrupulatnie i znacznie wcześniej, by móc ułożyć dobry plan?
• Czy odhaczyłem priorytety z listy i na pewno mogę pozwolić sobie na wyjście wieczorem?
• Czy mam problem z realizacją mojego planu od razu?
• Czy planuję swoje zadania na kilka dni z góry, czy wykonuje je z dnia na dzień?
• Czy staram się odpoczywać, by mieć siły, do tego co robię?
• Jak mogę jeszcze lepiej rozplanować dzień, by nie prześladowały mnie niedokończone sprawy?

Dzięki szczerym odpowiedziom będziesz wiedział, gdzie dalej popełniasz błędy i w czym nie domagasz. Oczywiście nie zrobisz wszystkiego idealnie od razu. Czas lubi się wymykać, a czynniki zewnętrzne niejednokrotnie będą zaburzać Twój zorganizowany plan działania. Jednak dobra organizacja czasu i dążenie do niej, ułatwi Ci życie codzienne i pracę, dzięki czemu nie tylko unikniesz zmęczenia, ale i zniechęcenia, które nieodłącznie towarzyszy ludziom źle zorganizowanym.